The Conversion Department is een geregistreerde handelsnaam onder de BV Unite Me. The Conversion Department vindt de bescherming van persoonsgegevens van essentieel belang. Wij verwerken jouw gegevens dan ook met de grootst mogelijke zorgvuldigheid. Met dit privacy statement informeren wij jou over hoe wij omgaan met persoonsgegevens.

1. Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van jouw gegevens?
In dit privacy statement beschrijft Unite Me B.V. (handelsnaam The Conversion Department) (hierna: “The Conversion Department” of “wij”) hoe zij als verwerkingsverantwoordelijke met jouw persoonsgegevens omgaat.

2. Wat is een persoonsgegeven?
Informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon is een persoonsgegeven. Of bepaalde informatie als een persoonsgegeven moet worden gekwalificeerd hangt er mede vanaf of The Conversion Department beschikt over wettige middelen waarvan redelijkerwijs mag worden aangenomen dat zij deze inzet om een betrokkene te identificeren.

3. Persoonsgegevens die wij verwerken
Wij verwerken persoonsgegevens over jou omdat jij gegevens zelf aan ons verstrekt bij het aangaan van een overeenkomst met ons, maar ook wanneer je gebruik maakt van onze diensten en ons daarmee gegevens verstrekt, dan wel ons in staat stelt gegevens vast te leggen over jouw interesses en voorkeuren.

Aan ons verstrekte gegevens
Als je met The Conversion Department een overeenkomst aangaat, hebben wij de volgende
persoonsgegevens van jou nodig: 

  • Naam en adres
  • Contactgegevens (telefoonnummers, e-mailadressen)
  • Geboortedatum;
  • Geslacht
  • Klantnummer(s);
  • Financiële gegevens (bankrekeninginformatie, offertes, facturen).


Daarnaast verwerkt The Conversion Department in het kader van de uitvoering een overeenkomst met jou of het verlenen van een dienst aan jou de volgende gegevens die als persoonsgegevens kunnen kwalificeren:

  • Gebruikersnaam en wachtwoorden
  • Andere gegevens relevant voor de betreffende overeenkomst.


Gegevens over jouw gebruik van onze diensten en/of producten

Als je gebruik maakt van diensten van The Conversion Department of anderszins contact hebt met ons, verwerken wij in het kader van onze dienstverlening – afhankelijk van het precieze gebruik dat jij ervan maakt – de volgende gegevens die als persoonsgegevens (kunnen) worden gezien:

  • Gegevens die betrekking hebben op jouw randapparatuur, zoals een MAC-adres, IP-adres of ander nummer;
  • Jouw communicatie voorkeuren en instellingen
  • Gegevens die wij verbinden aan bepaalde patronen, zoals een status in het profiel dat wij over jou opstellen aan de hand van jouw consumptiegedrag (bijvoorbeeld: de frequentie waarmee je een aankoop doet of dienst afneemt);
  • Surfgedrag, vastgesteld aan de hand van onze eigen observaties of cookies (zie ook artikel 9 van dit privacy statement);
  • Klanttevredenheidsgegevens;
  • Gegevens over jouw gebruik van onze support afdeling


4. Geen verwerking van gegevens van personen jonger dan 16 jaar
Wij hebben niet de intentie gegevens te verzamelen van websitebezoekers die jonger zijn dan 16 jaar. Wij raden ouders aan betrokken te zijn bij de online activiteiten van hun kinderen om zo te voorkomen dat The Conversion Department hun persoonsgegevens verwerkt.


5. Verwerking: grondslagen en gerechtvaardigde belangen

De verwerking van persoonsgegevens vindt plaats op basis van de volgende grondslagen uit artikel 6 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming:

  1. Toestemming
  2. Uitvoering van een overeenkomst met jou
  3. Wettelijke verplichting
  4. Vervulling van een taak van algemeen belang
  5. Gerechtvaardigd belang van The Conversion Department of een derde
  6. Gerechtvaardigde belangen zijn onder andere: marketing, reclame, beveiliging, (misdaad)preventie, IT-beheer, onderzoek en analyse naar eigen producten of diensten, bedrijfshuishouding, juridische zaken, intern beheer.

6. Doeleinden voor het verwerken van persoonsgegevens

The Conversion Department verwerkt jouw persoonsgegevens voor de hieronder genoemde doeleinden. Het cijfer achter ieder doel correspondeert met de grondslag genoemd in artikel 5 van dit privacy statement.

  • Het opbouwen en onderhouden van de klantrelatie inclusief het onderhouden van een directe relatie tussen de verantwoordelijke en aanverwante financiële dienstverleners, onder meer voor commerciële doeleinden [grondslag: 2, 5].
  • Het afhandelen van bestellingen (inclusief facturering), het verwerken in financiële administraties en logistieke afhandeling [grondslag: 2, 5].
  • Het bieden van klantenservice inclusief service rondom het kopen van diensten en producten, het vervullen van garantieverplichtingen en productherroepingen voor onze eigen dienstverlening, het afhandelen van klachten en verzoeken [grondslag: 2, 3, 4 of 5].
  • Het uitvoeren van marktonderzoek om onze bedrijfsvoering, merken, diensten en producten te verbeteren [grondslag: 5].
  • Het communiceren met betrokkenen en het bieden van een loyaliteitsprogramma [grondslag: 1 of 5].
  • Jou benaderen met aanbiedingen of andere commerciële informatie. Je hebt zdaarbij altijd de mogelijkheid om je hiervoor af te melden door bezwaar te maken. Bij alle communicatie is aangegeven op welke wijze je dit kan doen [grondslag: 1 of 5].
  • Het verbeteren van de inhoud van onze communicatie door deze op jouw persoonlijke voorkeur af te stemmen [grondslag: 5].
  • Het (verder) ontwikkelen en verbeteren van nieuwe en bestaande producten en diensten [grondslag: 5].
  • Het meten van klanttevredenheid, het bieden van managementinformatie en het bepalen van de algehele bedrijfsstrategie [grondslag: 1 of 5].
  • Het organiseren van evenementen voor data-analysedoeleinden om producten of diensten te kunnen verbeteren of ontwikkelen, waarbij deelnemers van deze evenementen werken met persoonsgegevens in (pseudo)anonieme vorm - niet direct herleidbaar naar jou als natuurlijk persoon-, voor zover toegestaan onder toepasselijk recht [grondslag: 5].
  • Het voldoen aan wettelijke verplichtingen, beslechting van geschillen en handhaving van onze rechten en overeenkomsten [grondslag: 3, 4 of 5].
  • Het koppelen en analyseren van cookies van onze websites aan bij ons bekende klantgegevens. Dit doen wij om de inhoud van onze communicatie zo goed mogelijk op jouw persoonlijke voorkeur af te stemmen [grondslag: 1 of 5].


7. Delen met derden
The Conversion Department deelt jouw persoonsgegevens met derden in onder andere de volgende gevallen en met bijbehorende redenen. Het cijfer achter ieder doel correspondeert met de grondslag genoemd in artikel 5 van dit privacy statement:

  • met gelieerde financiële dienstverleners met als doel aansluitende financiële diensten aan te bieden [grondslag: 2];
  • als wij wettelijk verplicht of bevoegd zijn om persoonsgegevens aan derden te verstrekken [grondslag: 3];
  • als wij een vermoeden hebben van een schending van de rechten van derden, van strafbare feiten of van misbruik, kunnen wij persoonsgegevens verstrekken aan derden die daarbij een gerechtvaardigd belang hebben of aan instanties die het algemeen belang dienen. Dit kunnen ook handhavende autoriteiten zijn, zoals het Openbaar Ministerie of toezichthouders [grondslag: 3, 4 of 5];
  • met partijen die The Conversion Department assisteren in haar dienstverlening en geen verwerker zijn (denk aan accountants en (juridisch) adviseurs) [grondslag: 5];
  • voor bedrijfseconomische doeleinden (zoals de verkoop van bedrijfsactiviteiten of aandelen of een reorganisatie) [grondslag: 5].
  • The Conversion Department gebruikt ook diensten van derde partijen die fungeren als 'verwerkers' (bijvoorbeeld hosting-dienstverleners, mobiliteitsdienstverleners en onderzoeksbureaus, met als doel marktonderzoek of klanttevredenheidsonderzoek uit te voeren). Deze dienstverleners zullen persoonsgegevens uitsluitend verwerken in overeenstemming met de instructies en onder de controle van The Conversion Department.


8. Hoe lang wij gegevens bewaren
Wij bewaren persoonsgegevens overeenkomstig ons interne dataretentiebeleid en/of zo lang als (i) jij klant bent bij The Conversion Department of interesse blijft tonen in de diensten van The Conversion Department , (ii) wij wettelijk verplicht zijn gegevens te bewaren, of (iii) wij op goede gronden menen gegevens te mogen bewaren, voor zover noodzakelijk.

9. In kaart brengen websitebezoek
Wanneer je onze websites, diensten, applicaties, communicatiediensten (zoals e-mail) en hulpmiddelen bezoekt of gebruikt, kunnen wij cookies, web beacons en andere soortgelijke technologieën voor het opslaan van informatie gebruiken met als doel advertentie-uitingen te personaliseren en jou een betere, snellere en veiligere klantervaring te kunnen bieden. Als je geen cookies wenst, kun je die weigeren.

10. Jouw rechten, waaronder het recht om bezwaar te maken
Je hebt het recht om te weten welke persoonsgegevens wij van jou hebben vastgelegd en aan wie wij jouw persoonsgegevens hebben verstrekt. Hiervoor kun je contact met ons opnemen via de klantenservice. The Conversion Department zal zich inspannen om te reageren binnen de wettelijke termijn. Buitensporige verzoeken kunnen wij buiten behandeling laten.

Naast het recht op inzage heb je met betrekking tot onze verwerking van jouw persoonsgegevens de volgende rechten:

  • het recht om jouw toestemming in te trekken, voor zover onze verwerking van jouw persoonsgegevens daarop is gebaseerd;
  • het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens;
  • het recht om jouw persoonsgegevens te (laten) rectificeren/corrigeren;
  • het recht op verwijdering van jouw persoonsgegevens
  • het recht op beperking van de jou betreffende verwerking;
  • het recht op dataportabiliteit;
  • het absolute recht om bezwaar te maken tegen direct marketing;
  • het recht om bezwaar te maken tegen verwerkingen die plaatsvinden vanwege de gerechtvaardigde belangen van The Conversion Department of een derde (afhankelijk van jouw persoonlijke omstandigheden). Je kunt jouw rechten slechts uitoefenen voor zover de wet je deze rechten toekent. Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door jou zelf is gedaan, vragen wij om een kopie van jouw identiteitsbewijs bij dit verzoek mee te sturen. Hierbij vragen wij ook om op deze kopie de pasfoto, MRZ (machine readable zone; de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en Burgerservicenummer (BSN) onherkenbaar te maken.

11. Beveiliging en bescherming van gegevens
The Conversion Department past passende beveiligingsmaatregelen toe om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging zoveel mogelijk tegen te gaan. The Conversion Department heeft zowel technische als organisatorische maatregelen genomen om jouw persoonsgegevens te beveiligen. Deze beveiligingsmaatregelen worden periodiek herzien op basis van dreigingen.

12. Contact
Voor vragen en/of opmerkingen met betrekking tot dit privacy statement kun je contact opnemen met:

The Conversion Department (handelend onder Unite Me B.V.)
Sint-Jobsweg 30V
3024 EJ Rotterdam 
Tel. 010- 3161713
info@theconversiondepartment.nl 

13. Wijzigingen
De manier waarop wij persoonsgegevens verwerken, en de samenstelling of hoeveelheid van gegevens die wij verwerken, kan wijzigen. Daarom behouden wij ons het recht voor dit privacy statement aan te passen. Je zult indien noodzakelijk op de hoogte worden gebracht van een wijziging. In dit Privacy Statement wordt altijd de laatste datum van wijziging aangegeven.

Dit statement is voor het laatst herzien op 26 oktober 2018.